Ce que doit contenir la feuille de présence
La feuille indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé participant, y compris ceux qui participent par visioconférence, audioconférence ou autre moyen de communication électronique, ainsi que ceux qui ont voté par correspondance, avec la date de réception de leur formulaire par le syndic. Lorsqu'un copropriétaire est représenté, elle mentionne les nom et domicile du mandataire désigné et le nombre de voix qu'il porte.
Elle peut être tenue sous forme électronique, dans les conditions prévues par le code civil pour l'écrit et la signature électroniques.
Pourquoi ce document est décisif
Toutes les majorités de la loi de 1965 se calculent à partir de la feuille de présence : voix des présents, représentés et votants par correspondance pour l'article 24, voix de l'ensemble des copropriétaires pour l'article 25. Une feuille inexacte ou incomplète fragilise l'ensemble des décisions votées, car elle est la preuve de la composition de l'assemblée.
En cas de contestation d'une décision sur le fondement de l'article 42, la feuille de présence permet précisément d'établir qui était opposant, qui était défaillant, et donc qui a qualité pour agir.
Vote par correspondance et participation à distance
Le formulaire de vote par correspondance doit être reçu par le syndic au moins trois jours francs avant l'assemblée pour être pris en compte (art. 17-1 A de la loi de 1965), et la feuille de présence en mentionne la date de réception. Attention : si la résolution votée en séance est amendée par rapport au texte soumis au vote par correspondance, le votant qui s'était prononcé favorablement est réputé défaillant pour cette résolution.
Questions fréquentes
Un copropriétaire peut-il consulter la feuille de présence ?
Oui. La feuille de présence est annexée au procès-verbal de l'assemblée générale et fait partie des documents du syndicat ; elle est notamment indispensable pour vérifier la régularité des votes en cas de contestation.
Qui certifie la feuille de présence ?
Le président de séance, désigné par l'assemblée générale, la certifie exacte. Elle est par ailleurs émargée par les copropriétaires présents ou leurs mandataires.
Que se passe-t-il si la feuille de présence est erronée ?
Une feuille inexacte peut vicier le calcul des majorités et fonder une contestation des décisions dans les conditions de l'article 42 de la loi de 1965, c'est-à-dire dans les deux mois de la notification du procès-verbal, par un copropriétaire opposant ou défaillant.