Le délai de 21 jours : point de départ et exceptions
L'article 9 du décret du 17 mars 1967 impose que la convocation soit notifiée au moins 21 jours avant la date de la réunion. Ce délai se compte en jours calendaires et court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée. Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long ; il ne peut jamais le réduire.
Une seule exception : l'urgence. Lorsque l'assemblée doit statuer sans attendre — par exemple pour des mesures conservatoires touchant à la sauvegarde de l'immeuble —, la convocation peut intervenir dans un délai réduit. En dehors de ce cas, une convocation notifiée même un jour trop tard rend l'assemblée annulable, à condition qu'un copropriétaire saisisse le juge dans les conditions de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965.
Qui peut convoquer l'assemblée générale ?
La convocation appartient en principe au syndic, qui doit réunir l'assemblée au moins une fois par an. Mais le décret de 1967 organise des mécanismes de substitution lorsque le syndic n'agit pas : la convocation est de droit lorsqu'elle lui est demandée par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix du syndicat — sauf si le règlement de copropriété prévoit un seuil inférieur (article 8 du décret).
Si le syndic ne donne pas suite, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même l'assemblée après une mise en demeure restée infructueuse pendant plus de huit jours. En l'absence de conseil syndical, tout copropriétaire peut provoquer la convocation dans les conditions de l'article 50 du décret, qui organise le recours au juge.
| Situation | Qui convoque ? | Fondement |
|---|---|---|
| Fonctionnement normal | Le syndic (au moins une assemblée par an) | Décret n° 67-223, art. 7 et 8 |
| Demande du conseil syndical ou de copropriétaires représentant ≥ 1/4 des voix | Le syndic — la convocation est de droit | Décret n° 67-223, art. 8 |
| Syndic défaillant malgré mise en demeure restée infructueuse plus de 8 jours | Le président du conseil syndical | Décret n° 67-223, art. 8 |
| Pas de conseil syndical ou président inactif | Tout copropriétaire, via la procédure de l'article 50 du décret | Décret n° 67-223, art. 8 et 50 |
Le contenu obligatoire de la convocation
La convocation indique le lieu, la date et l'heure de la réunion, ainsi que l'ordre du jour, qui précise chacune des questions soumises au vote. Elle est accompagnée des documents nécessaires à la prise de décision énumérés à l'article 11 du décret de 1967 : comptes et annexes pour l'assemblée d'approbation, projets de contrats, devis pour les travaux, projets de résolution lorsque leur notification est exigée.
Depuis la généralisation du vote par correspondance, le formulaire de vote est également joint à la convocation, afin que chaque copropriétaire puisse se prononcer sans être présent. Une convocation à laquelle manque un document obligatoire fragilise les décisions correspondantes, qui peuvent être contestées.
Les formes de notification admises
La convocation est notifiée à chaque copropriétaire selon les formes prévues par le décret de 1967 : lettre recommandée avec demande d'avis de réception, remise contre récépissé ou émargement, ou lettre recommandée électronique — cette dernière suppose l'accord exprès et préalable du copropriétaire. Un simple courrier ordinaire ou un courriel non recommandé ne fait pas courir le délai.
Chez AD Syndic, les convocations, leurs annexes et les procès-verbaux sont également mis à disposition sur l'extranet copropriétaire, et le gestionnaire de l'immeuble reste directement joignable pour toute question avant la réunion.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si la convocation arrive moins de 21 jours avant l'AG ?
L'assemblée est irrégulièrement convoquée et ses décisions sont annulables. La nullité n'est toutefois pas automatique : elle doit être demandée en justice par un copropriétaire opposant ou défaillant, dans le délai de deux mois de l'article 42 de la loi de 1965.
Un copropriétaire peut-il exiger la convocation d'une assemblée générale ?
Oui, à condition de représenter, seul ou avec d'autres, au moins un quart des voix du syndicat (ou un seuil inférieur si le règlement de copropriété le prévoit). La convocation est alors de droit : le syndic doit y procéder, et la demande doit préciser les questions à inscrire à l'ordre du jour.
La convocation peut-elle être envoyée par e-mail ?
Uniquement sous forme de lettre recommandée électronique, et seulement si le copropriétaire a donné son accord exprès pour recevoir les notifications par voie électronique. Un e-mail simple ne constitue pas une notification régulière et ne fait pas courir le délai de 21 jours.
Qui paie les frais de convocation ?
La convocation de l'assemblée générale annuelle relève de la gestion courante couverte par le forfait du syndic. Les assemblées supplémentaires peuvent en revanche être facturées comme prestations particulières, dans le cadre de la liste limitative de l'annexe 2 du décret n° 2015-342 du 26 mars 2015.
Ce guide présente des informations générales à jour du droit en vigueur, sans valeur de conseil juridique ou fiscal personnalisé. Pour une analyse adaptée à votre copropriété, échangeons.
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