Ce que tout copropriétaire peut obtenir
Être copropriétaire donne des droits d'information étendus. À tout moment, vous pouvez demander au syndic les documents de référence de l'immeuble : règlement de copropriété et état descriptif de division, procès-verbaux d'assemblées générales, carnet d'entretien, fiche synthétique de la copropriété. Avant chaque assemblée générale annuelle, la période comprise entre la convocation et la tenue de l'AG ouvre en outre un droit spécifique : la consultation des pièces justificatives des charges (factures, contrats, relevés), selon des modalités précisées dans la convocation.
Le conseil syndical dispose de droits renforcés : le syndic doit lui communiquer, sur demande, tout document ou information intéressant le syndicat — c'est le support concret de sa mission de contrôle de la gestion.
L'extranet obligatoire du syndic professionnel
Depuis la loi ALUR, l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic professionnel de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité de l'article 25. Cet extranet, actualisé au moins une fois par an par le syndic, est différencié : chacun n'accède qu'aux documents qui le concernent.
Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, applicable depuis le 1er juillet 2020, a fixé la liste minimale des documents devant y figurer, organisée en trois espaces distincts.
| Espace | Documents accessibles (liste minimale) |
|---|---|
| Tous les copropriétaires | Règlement de copropriété, état descriptif de division et actes modificatifs publiés ; dernière fiche synthétique ; carnet d'entretien ; diagnostics techniques des parties communes en cours de validité ; contrats d'assurance de l'immeuble ; contrats et marchés en cours signés par le syndic ; contrats d'entretien et de maintenance des équipements |
| Chaque copropriétaire (espace personnel) | Compte individuel arrêté après approbation des comptes ; montant des charges des deux derniers exercices ; part du fonds de travaux rattachée à son lot le cas échéant ; avis d'appel de fonds des trois dernières années |
| Conseil syndical | Balances générales des comptes et relevés généraux des charges et produits ; relevés périodiques des comptes bancaires du syndicat ; assignations en justice en cours ; liste de tous les copropriétaires ; carte professionnelle et attestation d'assurance du syndic |
Délais et frais : ce qui est encadré
L'accès à l'extranet est inclus dans la gestion courante : le syndic ne peut pas facturer la simple mise à disposition en ligne des documents de la liste minimale. La délivrance de copies papier ou de documents spécifiques demandés par un copropriétaire peut en revanche donner lieu à facturation, uniquement si elle figure parmi les prestations particulières prévues au contrat, dans le cadre de la liste limitative de l'annexe 2 du décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 — d'où l'importance de lire la grille tarifaire du contrat de syndic.
Cas particulier bien encadré : l'état daté établi lors de la vente d'un lot, dû par le copropriétaire vendeur, est plafonné à 380 € TTC par le décret n° 2020-153 du 21 février 2020, et n'est facturable qu'une seule fois même en cas de vente de plusieurs lots.
Si le syndic ne répond pas à une demande légitime, gradez vos recours : relance écrite, mise en demeure, saisine du conseil syndical, et rappel que la loi prévoit des pénalités par jour de retard au bénéfice du syndicat lorsque le syndic tarde à transmettre certaines pièces au conseil syndical, dans les conditions fixées par les textes.
Un accès fluide aux documents, marqueur d'un bon syndic
La transparence documentaire n'est pas une faveur : c'est une obligation légale et le socle de la confiance entre copropriétaires et syndic. Un extranet complet et à jour réduit les demandes individuelles, prépare des assemblées générales plus sereines et facilite les ventes de lots.
AD Syndic met à disposition de chaque copropriétaire un extranet conforme, alimenté au fil de l'eau, et un gestionnaire directement joignable pour les demandes qui sortent du cadre standard.
Questions fréquentes
Le syndic peut-il refuser de me communiquer un document ?
Il ne peut pas refuser l'accès aux documents auxquels vous avez droit : documents de référence de l'immeuble, votre compte individuel, et pièces justificatives des charges pendant la période précédant l'AG. Il peut en revanche refuser des documents relevant du seul conseil syndical ou couverts par la protection des données d'autres copropriétaires.
L'extranet est-il obligatoire pour un syndic bénévole ?
Non. L'obligation d'accès en ligne sécurisé posée par l'article 18 de la loi de 1965 vise le syndic professionnel. Un syndic bénévole peut en proposer un volontairement, mais rien ne l'y contraint.
La copropriété peut-elle renoncer à l'extranet ?
Oui : l'assemblée générale peut décider de ne pas mettre en place l'accès en ligne, par un vote à la majorité absolue de l'article 25. À défaut d'une telle décision, le syndic professionnel doit le proposer.
Quels documents consulter avant d'acheter un lot ?
Le règlement de copropriété et ses modificatifs, les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, la fiche synthétique, le carnet d'entretien et les éléments financiers prévus par l'article L. 721-2 du code de la construction et de l'habitation, remis à l'acquéreur dès la promesse de vente.
Ce guide présente des informations générales à jour du droit en vigueur, sans valeur de conseil juridique ou fiscal personnalisé. Pour une analyse adaptée à votre copropriété, échangeons.
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